Delegointi ratkaisee kasvuyrityksen kohtalon

Miten yksi väärä lomake, yksi blogikirjoitus ja yksi kesäinen kannanotto opettivat Into Digitalin delegoinnista

Yksi väärä lomake. Se riitti viemään tärkeän julkisen kilpailutuksen ennen kuin sitä ehdittiin edes arvioida. Delegointi oli sinä päivänä mennyt pieleen tavalla, jota ei voi enää perua: ensimmäistä kertaa yrityksen historiassa kilpailutuslomakkeen oli lähettänyt joku muu kuin toimitusjohtaja itse.

Tarina on Into Digitalin toimitusjohtajan ja osakkaan Aapo Mäen, joka kertoi kasvuyrityksensä käänteistä Yritys ja erehdys -podcastissa Mikael Huggille ja Saara Vehoniemelle. Keskustelu on hyvä muistutus siitä, että podcastit ovat monelle yrittäjälle paitsi näkyvyyskanava myös tapa jäsentää omaa liiketoimintaa ääneen. Ja tässä tapauksessa se paljastaa jotain, mikä koskettaa lähes jokaista kasvavaa asiantuntijayritystä: delegointi ei ole tekninen yksityiskohta, vaan se ratkaisu, joka lopulta määrittää, kasvaako firma vai uupuuko sen johtaja.

Myyjästä toimitusjohtajaksi ilman yhtä ainoaa esihenkilöpäivää

Into Digitalin tarina alkaa myyntipalaverista, joka kesti 45 minuuttia. Sen jälkeen 23-vuotias myyjä päätyi taloon – ja vuotta myöhemmin toimitusjohtajaksi, ilman päivääkään aiempaa esihenkilökokemusta. Se on rohkea veto keneltä tahansa yritykseltä, mutta erityisen rohkea asiantuntijabisneksessä, jossa virheet näkyvät suoraan asiakkaalle.

Seitsemässä vuodessa yritys on kasvanut 11 hengestä lähes neljäänkymmeneen. Kasvu on ollut kannattavaa yhtä vuotta lukuun ottamatta. Se yksi tappiollinen vuosi on sinänsä kiinnostavampi kuin kuusi onnistunutta, koska se pakottaa kysymään, mitä silloin päätettiin tehdä toisin – ja mistä päätettiin luopua kokonaan. Samaa kysymystä käsitellään myös siinä, miten hallitustyössä opitaan antamaan itselle lupa lopettaa kasvuhanke, joka ei enää kanna: kasvuyrittäjän vaikein taito ei ole aloittaminen, vaan luopuminen ajoissa.

Delegointi on se, mikä oikeasti maksaa

Delegointi kuulostaa helpolta johtamissanalta, kunnes sitä pitää oikeasti tehdä. Kun toimitusjohtaja on itse rakentanut yrityksen prosessit, jokainen luovutettu vastuu tuntuu riskiltä – ja asiantuntijabisneksessä väärä rekrytointi tai väärään aikaan annettu vastuu maksaa moninkertaisesti enemmän kuin esimerkiksi tuotannollisessa yrityksessä.

Yhtä kiinnostava yksityiskohta on se, kuinka harvoin kiitosta tulee: seitsemässä vuodessa suunnilleen kolme kertaa. Se ei kerro huonosta johtamisesta, vaan siitä, että rima on asetettu korkealle ja onnistuminen on oletusarvo, ei poikkeus. Kun alaisen iso moka pitää käsitellä, vaikeinta ei olekaan virheen korjaaminen, vaan se, ettei sano jotain, mitä katuu myöhemmin. Tämä on tismalleen se kohta, jossa moni nuori esihenkilö kompastuu – ja jossa systemaattinen, tekoälyn tukema perehdytysprosessi voi auttaa siirtämään hiljaista tietoa eteenpäin ennen kuin virhe ehtii tapahtua uudelleen.

Kiitosta on tullut seitsemän vuoden aikana suunnilleen kolme kertaa – ei siksi, että työ olisi huonoa, vaan siksi, että rima on korkealla.

Yksi lomake, vuosien vaikutus

Julkiset kilpailutukset ovat monelle asiantuntijayritykselle merkittävä tulonlähde, mutta myös herkkä. Into Digitalin tapauksessa yrityksen aiemmin julkaisema, kilpailutuksia kriittisesti käsitellyt blogikirjoitus hidasti pääsyä julkisiin projekteihin vuosikausiksi. Kirjoitettu sana jää elämään tavalla, joka ei aina ole yrittäjän hallinnassa.

Sama haavoittuvuus näkyi myös lomake-esimerkissä: kilpailutus hävittiin ennen kuin sitä ehdittiin edes arvioida, koska lomake oli täytetty väärin – ja se oli ensimmäinen kerta, kun sen lähetti joku muu kuin toimitusjohtaja itse. Julkisen sektorin kaupoissa ei ole tilaa toiselle yritykselle; muodollisuus joko täyttyy tai ei.

Julkisuuden herkkyys ei rajoitu kilpailutuksiin. Kesällä tehty julkinen kannanotto vanhempainvapaasta saattoi yksin karkottaa jopa 80 prosenttia potentiaalisista asiakkaista. Se on iso hinta yhdestä mielipiteestä, ja se muistuttaa, että kasvuyrityksen johtajan sana kantaa pidemmälle kuin hän aina ehtii ajatella etukäteen.

Aitous myytävänä – myös tekoälyn aikakaudella

Aapo Mäki myy tekoälyagentteja henkilöbrändäykseen, mutta omat LinkedIn-postauksensa hän kirjoittaa edelleen itse. Ristiriita on vain näennäinen: hän tuntee tuotteen rajat, koska myy sitä muille. Henkilöbrändi rakentuu luottamukselle, ja luottamus särkyy helpommin kuin se syntyy, jos ääni takana ei tunnu enää omalta.

Tämä on kysymys, joka koskettaa jokaista, joka harkitsee tekoälyn ottamista mukaan viestintään: mikä tehtävä sopii koneelle ja mikä ei. Kun valitsee työkalua henkilöbrändäykseen tai asiakaspalveluun, kannattaa tuntea myös eri tekoälymallien vahvuudet ja rajoitteet, sillä väärä valinta näkyy lopulta samalla tavalla kuin väärin täytetty lomake: ulospäin, asiakkaalle, juuri väärällä hetkellä.

Mitä tästä voi oppia?

Into Digitalin seitsemän vuoden tarina kiteytyy muutamaan asiaan. Kasvu 11 hengestä lähes neljäänkymmeneen ei ole tapahtunut sattumalta, vaan systemaattisella työllä – ja yhdellä tappiollisella vuodella, josta on otettu opiksi. Delegointi on ollut koko ajan se vaikein ja tärkein taito: kyky luovuttaa vastuuta ilman että laatu tai maine kärsii.

Toinen oivallus koskee julkisuutta. Yksi väärä lomake, yksi kriittinen blogikirjoitus tai yksi kesäinen kannanotto voi vaikuttaa liiketoimintaan vuosiksi eteenpäin – suuntaan tai toiseen. Kasvuyrittäjän kannattaa siis miettiä etukäteen, mitä on valmis sanomaan julkisesti ja mitä prosesseja on valmis luovuttamaan muille käsiin, ennen kuin tilanne pakottaa siihen.

Ja lopulta: aitous ei ole vanhanaikainen arvo edes tekoälyn aikakaudella. Delegointi koskee tehtäviä, ei omaa ääntä – ja se raja kannattaa vetää tietoisesti, ei vahingossa.

▶

Lähteet

• Yritys ja erehdys -podcast: Tehdäänkö Suomessa liian vähän töitä? | Aapo Mäki — Jakson keskustelu Into Digitalin toimitusjohtaja Aapo Mäen kanssa