Palaute on perustajan tärkein johtamistesti

Yrittäjän kannattaa rakentaa työyhteisö, jossa hankala havainto pääsee perille ennen kuin siitä kasvaa yhteinen ongelma.

Palaute voi alkaa lounaskutsusta, jonka todellinen aihe ei ole ruoka. Cofounderin jaksokuvauksen mukaan Hamina Wirelessin perustaja Jussi Kiviniemi sai työntekijältään kuulla, että hänen chattiviestinsä kuulostivat passiivis-aggressiivisilta. Tilanne nostaa esiin kysymyksen, jota jokaisen ihmisiä johtavan yrittäjän kannattaa pohtia: kuinka helposti minulle voi kertoa, miltä oma toimintani toisista tuntuu?

Perustaja tuntee yleensä oman tarkoituksensa. Työntekijä näkee viestin, kuulee äänensävyn ja yrittää päätellä, mitä häneltä odotetaan. Näiden väliin voi jäädä melkoinen kuilu. Johtajan vastuu alkaa siitä, että hän suostuu tutkimaan kuilua myös silloin, kun oma tarkoitus on ollut hyvä.

Hyvä tarkoitus tarvitsee ymmärrettävän ilmaisun

Kiireessä lähetetty lyhyt viesti voi kirjoittajalle merkitä tehokkuutta ja vastaanottajalle tyytymättömyyttä. Kuvitellaan tavallinen työtilanne: yrittäjä kysyy keskustelukanavassa, onko tehtävä vieläkin kesken. Hän saattaa tarvita aikataulutiedon, mutta työntekijä voi lukea kysymyksen moitteena. Esimerkki on kuvitteellinen, mutta sen avulla eron huomaa helposti.

Tilannetta ei ratkaise yksin se, että yrittäjä kertoo tarkoittaneensa hyvää. Vastaanottajan pitää saada tietää, tarvitaanko häneltä selvitys, uusi aikataulu vai apua ongelman ratkaisemiseen. Selkeä pyyntö säästää molemmilta arvailua ja antaa työntekijälle mahdollisuuden vastata itse asiaan.

Palautteen vastaanottaminen ei siksi tarkoita oman luonteen vaihtamista. Napakka johtaja saa olla napakka. Hänen kannattaa kuitenkin erottaa vaatimustaso ilmaisutavasta: tehtävän pitää valmistua, mutta sen etenemistä voi kysyä niin, että seuraava askel tulee ymmärrettäväksi. Työntekijän ei pitäisi joutua päättelemään välimerkeistä, onko esimies vihainen.

Cofounderin Kiviniemi-jakson kuvauksessa lounaskeskustelu on esimerkki suorasta palautteesta. Kuvauksesta ei selviä keskustelun tarkka kulku tai se, miten viestintä sen jälkeen muuttui. Sen pohjalta voi silti esittää oman johtopäätöksen: työntekijän havainto kannattaa selvittää ennen kuin sen torjuu väärinkäsityksenä.

Kuuntele havainto loppuun ennen puolustautumista

Yrittäjällä on oikeus olla eri mieltä saamastaan palautteesta. Jokainen kokemus ei ole kattava kuva työyhteisöstä, eikä jokainen ehdotettu ratkaisu sovi yrityksen tilanteeseen. Silti havainto ja ratkaisuehdotus kannattaa käsitellä erikseen. Työntekijä voi tunnistaa todellisen ongelman, vaikka hänen ensimmäinen korjausehdotuksensa olisi huono.

Hyödyllinen ensimmäinen kysymys on konkreettinen: missä tilanteessa tämä tapahtui? Sen jälkeen voi kysyä, mikä viestissä aiheutti tulkinnan ja mitä tietoa vastaanottaja olisi tarvinnut. Keskustelu siirtyy silloin ihmisen luonteen arvioinnista toimintaan, jota pystyy muuttamaan.

Perustajan oma arviointikyky on tässäkin tarpeen. Kuunteleminen ei siirrä päätösvaltaa palautteen antajalle, vaan tuo päätöksentekoon lisää tietoa. Samaan harkintaan liittyy yrittäjän oman ajattelun merkitys: ulkopuolinen näkemys pitää punnita, mutta sitä ei kannata hylätä vain siksi, että se tuntuu epämukavalta.

Keskustelulle kannattaa myös sopia jatko. Yrittäjä voi esimerkiksi kokeilla täsmällisempiä tehtäväpyyntöjä ja palata myöhemmin kysymään, ovatko ne helpottaneet työtä. Näin palautteen antaja näkee, että havainto johti johonkin. Samalla yrittäjä saa mahdollisuuden arvioida muutoksen hyötyä käytännössä.

Rekrytoinnissa oma tuttuus voi kaventaa näkymää

Kiviniemi sai jaksokuvauksen mukaan myös startup-neuvonantajalta kritiikkiä työyhteisön monimuotoisuuden puutteesta. Kuvauksessa palautteen vastaanottaminen yhdistetään muun muassa siihen, että Hamina palkkasi huippukoodarin Metan nenän edestä. Rekrytoinnin yksityiskohtia ei kerrota, joten tapahtumien tarkemmasta yhteydestä ei voi tehdä varmoja päätelmiä.

Yrittäjälle tästä avautuu silti hyödyllinen tarkastelukohde: millä perusteella tunnistan hyvän tekijän? Pienessä yrityksessä rekrytointi on suuri päätös, ja tuttu tausta voi tuntua turvalliselta. Silloin kannattaa tarkistaa, arvioiko hakijan osaamista vai sitä, kuinka helposti hänen kanssaan syntyy yhteinen puheenaihe.

Monimuotoisuudesta puhuminen jää helposti yleiseksi tavoitteeksi. Käytännöllisempi keskustelu alkaa tehtävästä: mitä osaamista yrityksestä puuttuu, missä sitä voisi olla ja antaako nykyinen hakutapa erilaisille osaajille mahdollisuuden tulla huomatuiksi? Vaatimuksia ei tarvitse madaltaa, kun etsintää laajentaa.

Palautteen arvo näkyy tällöin päätöksessä, jota yrittäjä ei olisi aiemmin osannut edes harkita. Sama koskee omistajan muita valintoja. Yrittäjän omistuspäätöksiä pohtiessa on hyödyllistä kysyä myös, millaista osaamista ja päätösvaltaa yrityksen tulevaisuus tarvitsee ympärilleen.

Mitä yrittäjä voi oppia palautteesta?

Palaute kannattaa käsitellä työaineistona: ensin selvitetään havainto, sitten arvioidaan sen merkitys ja lopuksi päätetään mahdollisesta muutoksesta. Kaikkeen ei tarvitse suostua. Jokaiseen asiallisesti esitettyyn huoleen pitäisi silti pystyä vastaamaan niin, että sen esittäjä ymmärtää päätöksen perustelut.

Seuraavassa keskustelussa oman tiimin kanssa voi aloittaa pienestä. Pyydä yksi esimerkki tilanteesta, jossa oma viestisi jätti odotukset epäselviksi. Kuuntele vastaus keskeyttämättä, tarkista tulkintasi ja sovi yksi asia, jota kokeilet tehdä toisin. Rajattu kysymys antaa keskustelulle tarttumapinnan.

Muutos vaatii myös toistoa. Sinnikkyyden merkitys ulottuu johtamiseen: yksittäinen hyvä keskustelu ei vielä kerro, miten yrittäjä toimii seuraavan kiireen keskellä. Sovittuun asiaan palaaminen tekee lupauksesta uskottavan.

Perustajan ei tarvitse luopua kunnianhimostaan kuunnellakseen muita. Hänen pitää antaa myös oman toimintansa tulla arvioiduksi. Se on kohtuullinen vastuu ihmiselle, joka odottaa muilta oppimista, työn kehittämistä ja rohkeutta tarttua vaikeisiin asioihin.

Artikkelin lopussa oleva Cofounderin video käsittelee Jussi Kiviniemen kokemuksia palautteesta ja Hamina Wirelessin rakentamisesta. Artikkelin lähdeaineistona on käytetty jakson kuvausta; johtamista koskevat suositukset ovat kirjoittajan omaa pohdintaa.

Johtajan vastuu alkaa siitä, että hän suostuu tutkimaan kuilua myös silloin, kun oma tarkoitus on ollut hyvä.

Kuunteleminen ei siirrä päätösvaltaa palautteen antajalle, vaan tuo päätöksentekoon lisää tietoa.

▶

Katso alkuperäinen jakso YouTubessa: Cofounderi.

Lähteet

• Cofounderi: Jussi Kiviniemi, Hamina Wireless — Palautteen tärkeys ja markkinan luominen tyhjästä — Lähteenä käyttäjän toimittama jakson kuvaus. Käytettävissä ei ollut litterointia tai tarkistettuja aikaleimoja. Artikkelin johtamissuositukset ovat kirjoittajan omaa pohdintaa.