Ilmainen laskutusohjelma yrittäjälle — mitä laskussa pitää lain mukaan olla

Yhden hengen yrittäjä viettää keskimäärin 4–6 tuntia kuukaudessa laskuttamiseen liittyviin tehtäviin: laskun laatiminen, lähettäminen, muistuttaminen, kirjanpitoon vienti. Kun työ on tunnissa 70 €, se on 280–420 € puhdasta hallintotyötä per kuukausi — eli 3 400–5 000 € vuodessa. Hyvin tehty laskutusprosessi puolittaa tuon ajankäytön.

👉 Avaa ilmainen laskutusohjelma — luo, tallenna ja lähetä laskuja YTJ-haun, e-laskun ja PDF-vientien kanssa.

Mitä laskussa pitää lain mukaan olla?

Arvonlisäverolain 209 b § ja kirjanpitolain 2:5 § yhdessä määrittävät pakolliset laskumerkinnät. Ne ovat:

1. Laskun antopäivä
2. Laskun numero — yksilöllinen, juokseva, ei aukkoja sarjassa
3. Myyjän nimi, osoite, Y-tunnus ja ALV-tunnus (FI + Y-tunnus ilman viivaa)
4. Ostajan nimi ja osoite
5. Tavaran tai palvelun määrä ja luonne
6. Suoritteen ajankohta tai sopimuksen päivämäärä
7. Veron peruste kantaa kohden (esim. 100 € ALV 0 % / 25,5 % / 13,5 %)
8. Verokanta ja veron määrä
9. Yksikköhinta ilman ALV:tä
10. Mahdolliset alennukset ja hyvitykset
11. Maksutiedot: tilinumero (IBAN), eräpäivä, viitenumero, BIC tarvittaessa
12. Erityismerkinnät: esim. “Käännetty verovelvollisuus, AVL 8 c §” rakennusalan käännetyssä, “VAT 0 %, intra-Community supply” yhteisömyynnissä, “Marginaaliverotusmenettely” käytetyn tavaran kaupassa

Yli 400 €:n lasku vaatii kaikki nämä. Pienellä laskulla (alle 400 €) voi käyttää ns. kevennettyä laskua — silloin riittää myyjän tiedot, päivämäärä, tuotekuvaus, hinnan ja ALV:n kokonaisuus.

YTJ-haku säästää aikaa ja virheet

Y-tunnus on Suomessa avain yritystietoihin. Yritystietojärjestelmä (YTJ) on Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteinen ilmainen rajapinta, josta saa virallisen yritysnimen, osoitteen, ALV-numeron ja toimialan.

Kun laskutusohjelma hakee asiakkaan tiedot Y-tunnuksen perusteella automaattisesti, sinä:

• Vältät kirjoitusvirheet (yksi kirjain Vatten Aablahut Oy:n nimessä = lasku ei mene kirjanpitoon)
• Saat virallisen ALV-tunnuksen ilman erillistä etsintää
• Saat heti tiedon, jos yritys on poistettu rekistereistä — hälytyskello jos asiakas ei enää maksa

E-lasku, sähköpostilasku, paperilasku — mikä milloin?

Suomalaiset yritykset siirtyivät e-laskuihin lain pakottamana julkisissa hankinnoissa 1.4.2020 alkaen. Kuluttajien suuntaan paperia näkee enää vakuutusyhtiöillä, sähkölaskuissa ja vanhemmilla asiakkailla.

Maksuehto, viivästyskorko ja muistutus

Maksuehto: 14 päivää on yleinen B2B-standardi, kuluttajille usein 21 päivää. Yritysmaksuissa maksimimaksuaika lain (kaupan- ja palveluiden maksuajoista 30/2013) mukaan on 30 päivää, ellei toisin sovittu — ja yli 60 päivän ehdolla pitää olla erityinen peruste.

Viivästyskorko: oletusarvo on Suomen Pankin viitekorko + 7 prosenttiyksikköä. 2026 alkupuolella tämä on noin 9,5–10 %. Saat veloittaa myös perintäkulun: muistutus 5 €, perintäkirje 12 €.

Muistutusrytmi: 7 päivää eräpäivän jälkeen ystävällinen muistutus, 14 päivää kova muistutus, 21 päivää perintätoimisto. Tutkimukset näyttävät, että ensimmäinen ystävällinen muistutus tuo 60–70 % viivästyneistä maksuista välittömästi.

Esimerkki: konsultti laskuttaa kuukausierän

Marko on IT-konsultti, joka laskuttaa kuukausierää 3 200 € (ALV 0 %) yhdelle suuremmalle asiakkaalle ja 5–6 pienempää työpaikkaa kuukaudessa. Hän tekee yhden ison laskun + 6 pientä = 7 laskua/kk, eli 84/v.

• YTJ-haku per uusi asiakas: säästää ~5 min/asiakas → 30 min/v
• Valmis lasku-pohja + viitenumeron generointi: 2 min/lasku vs. 8 min käsin → 6 min × 84 = 8,4 h/v säästöä
• Automaattiset muistutukset: ei jää enää viivästyneitä laskuja “muistuksen päässä”
• CSV-vienti kirjanpitoon: säästää 1–2 h/kk eli 12–24 h/v

Yhteensä noin 30–40 tuntia vuodessa pelkkää hallintoaikaa. 70 €/h tuntiveloituksella yli 2 000 € arvokasta aikaa työhön, lepoon tai uusiin asiakkaisiin.

Usein kysyttyä

Pitääkö lasku numeroida juoksevasti?

Kyllä. Numero saa aukkoja vain hallinnollisesta syystä (esim. 2026-001, 2026-002, hyväksytty hyvitys 2026-002C jne.). Aukottomuus on kirjanpitolain perusta tarkastettavuudelle.

Voiko laskun lähettää WhatsAppissa?

Periaatteessa kyllä, jos asiakas hyväksyy ja lasku täyttää vaatimukset. Käytännössä ei suositella — ei jätä auditointijälkeä eikä mene automaattisesti kirjanpitoon.

Mikä on Finvoice 3.0?

Finvoice on Suomen verkkolaskustandardi (XML-pohjainen), Finanssialan Keskusliiton ylläpitämä. Versio 3.0 on käytössä 2017 alkaen ja vastaa EN 16931 -standardia. Useimmat yritykset käyttävät tätä operaattorinsa kautta.

Milloin laskuttaa, kun työ on tehty?

Kuukauden viimeinen päivä on yleinen rytmi: kaikki kuukauden työt yhtenä laskuna. Pieni työ kannattaa laskuttaa heti — odotusaika on rahaa.

Voiko ALV-rekisteröitymisen ulkopuolinen yritys laskuttaa?

Voi, mutta laskuun merkitään “Ei kuulu ALV-rekisteriin (AVL 3 §)”. Liikevaihdon raja on 20 000 €/vuosi (2025 alkaen).

Liittyvät työkalut

• Laskutusohjelma — YTJ-haku, e-lasku, PDF, automaattiset muistutukset, CSV-vienti.
• Viitenumero-generaattori — kotimainen ja RF-viite jokaiseen laskuun.
• ALV-laskuri — varmistat että netto- ja bruttohinnat ovat oikein.
• Katelaskuri — paljonko laskuttamastasi summasta jää käteen kustannusten jälkeen.

Tämä artikkeli on yleistä laskutus- ja yrittäjyystietoa, ei lainsäädäntö- tai veroneuvontaa. Tarkista aina viimeisin laki ja Verohallinnon ohje vero.fi:stä.