HR digitalizācija: kā izvēlēties rīkus ar jēgu

Gudra personāla vadība sākas ar skaidru problēmu, cilvēka iesaisti un godīgu ieguldījumu atdeves izvērtējumu.

HR digitalizācija bieži sākas nevainīgi: komanda atver vēl vienu jaunu sistēmu, importē datus un cer, ka turpmāk darbs ritēs ātrāk. Taču pēc dažiem mēnešiem daļa funkciju netiek izmantota, informācija joprojām dzīvo izklājlapās un darbinieki jautā, kādēļ šis rīks vispār bija vajadzīgs.

Problēma ne vienmēr ir tehnoloģijā. Daudz biežāk uzņēmums ir sācis ar risinājuma izvēli, pirms skaidri nosaucis risināmo problēmu, procesa īpašnieku un gaidāmo rezultātu.

Par šo spriedzi starp iespējām un gatavību runāts arī DIGITEV #35 sarunā. Tās viesis Juris Zalāns, SmartHR dibinātājs un vadītājs, kā arī Talenme līdzdibinātājs, pēdējos desmit gadus attīstījis tehnoloģiskos rīkus Latvijas personāla vadības nozarē.

Digitalizācija sākas ar problēmu, nevis platformu

Personāla vadības rīku piedāvājums var būt iespaidīgs. Viena sistēma sola automatizēt atlasi, otra sakārtot darbinieku datus, bet trešā piedāvā analītiku un mākslīgā intelekta funkcijas. Plašais iespēju klāsts tomēr neatbild uz svarīgāko jautājumu: ko tieši uzņēmumam vajag uzlabot?

Pirms demonstrāciju rezervēšanas vadības komandai būtu vērts vienoties par dažiem ļoti praktiskiem jautājumiem:

• Kurā procesa posmā šobrīd tiek zaudēts visvairāk laika?
• Kuri dati tiek ievadīti atkārtoti vai paliek nepieejami?
• Kā izskatīsies izmērāms uzlabojums pēc sešiem vai divpadsmit mēnešiem?

Šāda secība ir nozīmīga ne tikai personāla vadībā. To pašu principu — vispirms sakārtot procesu un tikai tad izvēlēties tehnoloģiju — var izmantot arī dokumentu pārvaldībā ar SharePoint. Ja nesakārtotu darba plūsmu vienkārši pārceļ digitālā vidē, rezultāts var būt ātrāks haoss, nevis gudrāks uzņēmums.

Rīks nav digitālās pārmaiņas. Pārmaiņas sākas brīdī, kad uzņēmums saprot, kuru problēmu tas risina un kā mērīs rezultātu.

Mākslīgais intelekts atlasē prasa dubultu uzmanību

Mākslīgais intelekts jeb MI var palīdzēt apstrādāt informāciju un atvieglot atkārtojamus uzdevumus. Personāla atlasē tas šķiet īpaši pievilcīgi, jo kandidātu izvērtēšana mēdz prasīt daudz laika. Tomēr tieši šajā procesā automatizēts vērtējums skar cilvēka iespēju tikt pamanītam, uzklausītam un uzaicinātam uz nākamo atlases posmu.

Tādēļ uzņēmumam nepietiek zināt, ka sistēma spēj izveidot kandidāta novērtējumu. Ir jāsaprot, kā šis novērtējums top, kāda informācija to ietekmē un kurā brīdī lēmumā iesaistās cilvēks. Tehnoloģijas ieteikumam nevajadzētu nemanāmi kļūt par atlases lēmuma vienīgo pamatu.

Jo lielāka ir MI ietekme uz cilvēka iespēju tikt pamanītam, jo svarīgāka kļūst cilvēka atbildība.

Svarīga ir arī atšķirība starp rezultātu un skaidrojumu. Augsts vai zems MI vērtējums kandidātam pats par sevi daudz nepasaka. Cilvēcīga atsauksme var palīdzēt saprast, kas izdevās, kā pietrūka un kā sagatavoties nākamajai iespējai.

Uzņēmējiem, kuri pēta MI izmantošanu plašāk par personāla atlasi, noderīgs turpinājums ir materiāls par MI biznesa ideju un pirmā klienta atrašanu. Arī tur tehnoloģijas vērtība atklājas tikai tad, kad tā atrisina konkrētu cilvēka vai uzņēmuma problēmu.

Kandidāta pieredze ir daļa no darba devēja reputācijas

Atlases sistēmu mēdz vērtēt no personāla komandas skatpunkta: cik ātri var publicēt vakanci, sakārtot pieteikumus un salīdzināt kandidātus. Taču otrā pusē ir cilvēks, kurš velta laiku pieteikumam un gaida saprotamu atbildi.

Ja process kļūst efektīvāks uzņēmumam, bet aukstāks un neskaidrāks kandidātam, digitalizācija nav sasniegusi visu iespējamo. Automātisks paziņojums var būt labāks par klusumu, tomēr tas neaizstāj pārdomātu komunikāciju brīžos, kad kandidāts jau piedalījies intervijās vai izpildījis darba uzdevumu.

Laba kandidāta pieredze nenozīmē, ka katram jāsaņem gara individuāla konsultācija. Tā nozīmē skaidru procesa aprakstu, saprātīgu saziņas ritmu un cieņpilnu atbildi. Arī kandidāts, kurš šoreiz nav pieņemts darbā, var vēlāk kļūt par klientu, sadarbības partneri vai piemērotu pretendentu citai lomai.

ROI palīdz nošķirt vajadzību no sajūsmas

Tehnoloģiju demonstrācijās ir viegli ieraudzīt nākotni, kurā viss notiek automātiski. Grūtākais darbs sākas pēc tam: jānoskaidro, vai organizācijai ir pietiekami kvalitatīvi dati, skaidri procesi, atbildīgie cilvēki un laiks ieviešanai. Ja kāda no šīm sastāvdaļām trūkst, pat labs rīks var palikt dārga abonēšanas pozīcija.

ROI jeb ieguldījumu atdeve palīdz sarunu padarīt konkrētāku. Personāla risinājuma vērtību var pārbaudīt, salīdzinot ieviešanas un uzturēšanas izmaksas ar ieguvumiem, kurus uzņēmums patiešām spēj izmantot.

• Cik daudz manuāla darba rīks samazinās?
• Vai informācija kļūs ātrāk un drošāk pieejama?
• Vai atlases un personāla procesi kļūs vienmērīgāki?
• Kas ieviesīs sistēmu, apmācīs komandu un sekos rezultātiem?

Ne visiem ieguvumiem uzreiz var piešķirt precīzu naudas vērtību. Tomēr uzņēmums var jau pirms ieviešanas noteikt dažus rādītājus, fiksēt pašreizējo situāciju un vēlāk salīdzināt rezultātus. Šeit HR digitalizācija kļūst par vadības disciplīnu, nevis tikai programmatūras iegādi.

Praktiska domāšana par vērtības pierādīšanu ir pazīstama arī tiem, kuri meklē pirmo klientu pakalpojumu biznesā. Vispirms jāpārbauda, vai risinājums rada reālu ieguvumu; tikai pēc tam ir jēga ieguldīt mērogā un papildu funkcijās.

DIGITEV sarunā izskan arī doma, ka Eiropas uzņēmumos IT risinājumu attīstība nereti sākas tieši ar atlases procesu. Tas ir saprotams: atlase ir redzama, atkārtojama un svarīga izaugsmei. Vienlaikus tā ir laba vieta, kur iemācīties, ka ātrums bez pārskatāmības un cilvēcīgas atbildības nav pietiekams panākums.

Ko no tā var mācīties?

Personāla tehnoloģijas var dot Latvijas uzņēmumiem vairāk laika, labāk pieejamu informāciju un pārskatāmākus procesus. Taču ieguvums nerodas no funkciju skaita. Tas rodas no spējas savienot tehnoloģiju ar skaidru vajadzību, atbildīgu lēmumu pieņemšanu un cilvēkiem saprotamu pieredzi.

• Sāciet ar problēmu, nevis ar izvēlētā rīka funkcijām.
• Nosakiet cilvēku, kurš atbildēs par ieviešanu un rezultātu.
• MI izmantotajos atlases posmos saglabājiet cilvēka iesaisti un skaidrojamu lēmumu.
• Vienojieties par mērījumiem vēl pirms līguma parakstīšanas.

Lielākais izaicinājums nav atrast sistēmu, kas spēj ļoti daudz. Daudz vērtīgāk ir atrast risinājumu, kuru organizācija ir gatava izmantot gudri. Kad personāla komanda piedalās digitālā ceļa veidošanā no paša sākuma, tehnoloģija var kļūt nevis par vēl vienu rīku, bet par patiesu atbalstu uzņēmuma un cilvēku izaugsmei.

▶

Avoti

• Podkāsts DIGITEV #35 — Personāla vadības komanda kā uzņēmuma digitālo risinājumu ceļa veidotāji — Horizon Latvija saruna ar SmartHR dibinātāju un vadītāju, Talenme līdzdibinātāju Juri Zalānu par personāla tehnoloģijām, MI izmantošanu atlasē, kandidātu pieredzi un ieguldījumu atdevi.