Digitalizācija nesākas ar dārgu programmatūru

Excel tabula un e-pasts nav kauns, bet saprātīgs pirmais solis pirms liela ieguldījuma pielāgotā risinājumā.

Man ir teorija, un lielākajai daļai konsultantu tā nepatiks: digitalizācija nekad nesākas ar jaunu programmu. Tā sākas ar vienu haotisku Excel tabulu un desmit e-pastiem, kuros kāds vakarā mēģina saprast, kurš skaitlis ir pareizais. Un tieši par šo – kaunu par tabulām, par „nesakārtotiem” procesiem pirmajos gados – mikrouzņēmējiem būtu laiks pārstāt just.

Latvijā ir nozares, kur gatava programmatūra tirgū vienkārši neeksistē, jo pats biznesa modelis ir pārāk specifisks – teiksim, iepakojuma depozīta sistēma, kur katru dienu jāapkopo dati no simtiem punktu un jānodrošina, ka nauda un skaits sakrīt līdz pēdējam centam. Kad tādam uzņēmumam nav ko nopirkt plauktā, ir tikai divi ceļi: mēģināt iespiest savu biznesu svešā, pusotru numuru lielā programmā, vai sākt pats – ar roku, ar tabulu, ar e-pastu.

Un tieši šeit es strīdos ar klasisko digitalizācijas pamācību, kas saka: definē procesu uzreiz, pasūti sistēmu, automatizē no pirmās dienas. Manā pieredzē – un, manuprāt, arī veselā saprātā – tas ir otrādi. Tu nezini, kādus datus un kādu funkcionalitāti tev patiesībā vajag, kamēr nav paveicis to pašu darbu neglīti, manuāli, ar kļūdām. Excel tabula nav kompromisa risinājums kādam, kurš nevar atļauties „īsto” sistēmu – tā ir lēts un drošs veids, kā par brīvu izpētīt savu biznesu, pirms tam tiek iztērēta nauda. Tas sasaucas ar kritiskās domāšanas metodi biznesā: vispirms saproti problēmu no visām pusēm, tad meklē risinājumu, nevis otrādi.

Taisnība, ir arī pretējs skatījums, un tam ir sava loģika: profesionāla sistēma no pirmās dienas nozīmē mazāk kļūdu, mazāk riska datu drošībai un tīrāku grāmatvedību. Tas ir godīgs arguments, un nozarēs, kur kļūda maksā ļoti dārgi, es tam piekrītu. Bet lielākajai daļai mikrouzņēmēju un jaundibinātu startupu šis risks vienkārši nav salīdzināms ar risku iztērēt gada budžetu sistēmai, kuras funkcijas pēc gada izrādās pusei nevajadzīgas, jo neviens pirms tam nebija pārbaudījis, kā process reāli izskatās.

Un tieši šeit parādās otra, mazāk glaimojoša patiesība: lielākajai daļai mikrouzņēmēju Latvijā un visā Baltijā vienkārši nav rezerves, lai pirmajā gadā ieguldītu desmitos tūkstošu eiro pielāgotā sistēmā, kas varbūt izrādīsies pārāk sarežģīta vai pārāk vienkārša. Tāpēc es uzskatu, ka pakāpeniska pieeja – no tabulas uz nelielu rīku, no rīka uz pilnu pielāgotu risinājumu – nav otršķirīga izvēle, bet gudrākā finansiālā stratēģija tiem, kam finansējuma pieejamība ir ierobežota un katrs izdotais eiro ir jāpamato.

Protams, neviens nedrīkst Excel tabulā iestrēgt uz mūžu. Digitalizācija nekad neapstājas – tā nāk vilnis pēc viļņa, gan grāmatvedībā, gan maksājumos, un tuvākajos gados mikrouzņēmējiem būs jāiepazīstas arī ar tādām lietām kā digitālais eiro, kas mainīs to, kā mazi uzņēmumi pieņem un pārvalda maksājumus. Tas, kurš savu biznesu pazīst līdz sīkākai detaļai, būs gatavs šādām pārmaiņām daudz vieglāk nekā tas, kurš no pirmās dienas paļāvies uz kādas sistēmas „melno kastīti”.

Pakāpeniska pieeja tomēr nedrīkst pārvērsties par mūžīgu gaidīšanu – tas ir svarīgs brīdinājums. Tāpat kā lēmums, nevis gaidīšana ir izšķirošs energoefektivitātes jautājumos, tas pats attiecas uz biznesa procesiem: ir brīdis, kad tabula sāk radīt vairāk darba, nevis mazāk – kad dati dublējas, kad kļūdas kļūst dārgas, kad laiks, kas iztērēts formulu labošanai, pārsniedz laiku, ko ietaupītu pielāgots rīks. Tas ir mirklis, kad lēmums ir jāpieņem, nevis jāatliek uz „kādreiz”.

Tāpēc mana nostāja ir vienkārša. Pārstājiet kaunēties no savas Excel tabulas, bet neiemīlieties tajā. Tā ir lieliska izpētes vieta pirmajam gadam, derīgs pamats sarunai ar IT partneri, kad pienāks laiks, un pilnīgi normāls starta punkts jebkuram mikrouzņēmumam, kuram tirgū nav gatava risinājuma. Digitalizācija nav par to, kuru programmu tu pērc pirmo – tā ir par to, cik labi tu pazīsti savu biznesu brīdī, kad beidzot esi gatavs to automatizēt.

Pārstājiet kaunēties no savas Excel tabulas, bet neiemīlieties tajā.

Digitalizācija nav par to, kuru programmu tu pērc pirmo – tā ir par to, cik labi tu pazīsti savu biznesu brīdī, kad beidzot esi gatavs to automatizēt.