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Microsoft Power BI – Kosten und Einsatz im Unternehmen

Microsofts Reporting- und Analysetool: Daten aus Excel, Buchhaltung und CRM verbinden und Dashboards bauen, die sich selbst aktualisieren.

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Microsoft
Free 0 € / Pro 12,10 € / Premium Per User 20,80 € pro Nutzer/Monat (zzgl. MwSt., jährliche Abrechnung)

Was kostet Power BI 2026?

Kurz gesagt: Power BI Desktop ist kostenlos, eigene Berichte lassen sich ohne Lizenz erstellen. Für das Teilen im Team braucht man in der Regel eine Pro-Lizenz für 12,10 € pro Nutzer und Monat. Premium Per User kostet 20,80 €. Die Preise gelten bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt.

Power-BI-Preise in Euro (zzgl. MwSt.), geprüft am 8. November 2026
Version	Preis	Für wen und was enthalten ist
Free und Power BI Desktop	0 €	Berichte auf dem eigenen Windows-PC erstellen und persönlich online nutzen. Teilen mit anderen ist nicht möglich.
Power BI Pro	12,10 € / Nutzer / Monat	Berichte veröffentlichen, teilen und in gemeinsamen Arbeitsbereichen arbeiten. Ersteller und Betrachter brauchen beide eine Pro-Lizenz. In Microsoft 365 E5 enthalten.
Premium Per User (PPU)	20,80 € / Nutzer / Monat	Größere Datenmodelle, häufigere Aktualisierungen und erweiterte Funktionen gegenüber Pro. Inhalte eines PPU-Arbeitsbereichs sehen nur PPU-Nutzer. Add-on für Pro- oder E5-Nutzer: 12,10 €.
Fabric-Kapazität (F2–F64 und größer)	F2 etwa 150–250 € / Monat, F64 etwa 4.700–8.000 € / Monat	Eigene Kapazität der Organisation. Ab F64 brauchen Betrachter keine Pro-Lizenz, wer Berichte veröffentlicht, aber schon. Der niedrigere Wert gilt mit Jahresreservierung, der höhere bei durchgehender nutzungsbasierter Abrechnung.
Power BI Embedded	Nutzungsabhängig	Berichte in die eigene Anwendung oder ein Kundenportal einbetten. Abrechnung nach Azure-Kapazität.

Beispiel: Ein Team von fünf Personen, die alle Berichte erstellen und ansehen, zahlt für Pro-Lizenzen 5 × 12,10 € = 60,50 € im Monat, also rund 726 € im Jahr. Eine F64-Kapazität lohnt sich erst bei Hunderten Betrachtern: Ihre Jahresreservierung kostet etwa so viel wie 390 Pro-Lizenzen.

Was ist nicht enthalten? Datenspeicherung und -übertragung in anderen Diensten, ein Server für das lokale Datengateway und die Umsetzung durch einen Berater.
Copilot und KI. Copilot in Power BI setzt eine kostenpflichtige Fabric-Kapazität voraus und ist in einer reinen Pro-Lizenz nicht enthalten.
Fabric-Preise sind Größenordnungen aus der Azure-Preisliste (Region Nordeuropa, zzgl. MwSt.). Der nutzungsbasierte Wert setzt voraus, dass die Kapazität den ganzen Monat läuft; pausieren senkt die Kosten.

Quelle: Microsofts Power-BI-Preisseite und die Azure-Preisliste, geprüft am 8. November 2026. Preise ändern sich, prüfen Sie den endgültigen Preis vor dem Kauf bei Microsoft.

Die Bausteine von Power BI: Desktop, Service, Power Query und DAX

Power BI Desktop: Kostenlose Windows-Anwendung zum Erstellen von Berichten: Daten abrufen, Datenmodell, Berechnungen und Visualisierungen.
Power BI Service: Der Onlinedienst (app.powerbi.com), in dem Berichte veröffentlicht, geteilt und zeitgesteuert aktualisiert werden. Hier spielen die Lizenzen eine Rolle.
Power Query: Daten laden und bereinigen ohne Code, mit über hundert Konnektoren etwa zu Excel, SharePoint, SQL-Datenbanken, Salesforce und Google Analytics.
DAX: Die Formelsprache für Kennzahlen, etwa Umsatz im Vorjahresvergleich oder eine rollierende 12-Monats-Summe. Für Excel-Nutzer vertraut, in der Tiefe aber anspruchsvoll.
Mobile App: Berichte und Dashboards auf iOS- und Android-Smartphones ansehen.
Microsoft Fabric: Microsofts Datenplattform, zu der Power BI gehört. Größere Organisationen bauen dort Data Warehouse und Datenpipelines an einem Ort auf.

Für wen eignet sich Power BI? Vor- und Nachteile

Am besten geeignet für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 und Excel nutzen und manuell erstellte Berichte durch automatisch aktualisierte ersetzen wollen. Power BI ist auch dann eine gute Wahl, wenn Daten aus mehreren Systemen kommen, etwa aus Buchhaltung, CRM und Onlineshop. Wer nur Google Analytics und Google Ads auswertet, kommt oft mit dem kostenlosen Looker Studio aus.

Vorteile

Preis: Pro ist im Vergleich zu Tableau und Looker günstig, Desktop ist kostenlos.
Vertraute Umgebung für Excel-Nutzer und enge Integration mit Teams, SharePoint und Excel.
Große Auswahl an Konnektoren und leistungsfähige Datenbereinigung mit Power Query.
DAX bewältigt auch anspruchsvolle Berechnungen, und das Datenmodell bleibt bei großen Datenmengen schnell.
Viel kostenloses Lernmaterial und eine aktive Community.

Nachteile

Desktop läuft nur unter Windows. Auf dem Mac braucht man eine virtuelle Maschine oder die Browserversion mit weniger Funktionen.
Jeder Betrachter braucht eine Pro-Lizenz, bis die Organisation eine F64-Kapazität hat. Ein großes Publikum wird dadurch teuer.
Die Lizenzierung ist komplex: Free, Pro, PPU, Fabric-Kapazitäten und Embedded werden leicht verwechselt.
DAX und Datenmodellierung erfordern Einarbeitung. Ein schlecht modellierter Bericht ist langsam und rechnet falsch.
„Im Web veröffentlichen“ (Publish to web) ist ein Risiko: Jeder mit dem Link sieht die Daten, für vertrauliche Informationen ist das ungeeignet.

Power BI vs. Looker Studio, Looker und Tableau

Tool	Preis	Am besten für
Power BI	Desktop kostenlos, Pro 12,10 € / Nutzer / Monat	Microsoft-365-Unternehmen, Daten aus vielen Systemen und Finanzberichte
Looker Studio	Kostenlos, Pro-Version kostenpflichtig	Google-Daten: GA4, Google Ads und Sheets. Schneller Einstieg, schwächer bei Berechnungen
Looker	Auf Anfrage, typischerweise Zehntausende Euro pro Jahr	Große Organisationen mit eigenem Datenteam und Cloud-Data-Warehouse
Tableau	Pro Nutzer, Creator-Lizenz deutlich teurer als Power BI Pro	Auf Visualisierung spezialisierte Analystenteams und Salesforce-Umgebungen

Ausführlicher Vergleich mit Preisen: Looker vs. Looker Studio vs. Power BI: Unterschiede, Preise und welches Tool passt (2026). Siehe auch die Tool-Seiten zu Looker Studio und Tableau.

Power-BI-Schulung und kostenloses Lernen

Microsoft Learn ist kostenlos. Microsoft Learn bietet kostenlose Power-BI-Lernpfade vom Einstieg bis zum Fortgeschrittenen, auch auf Deutsch.
PL-300-Zertifizierung. Microsoft Certified: Power BI Data Analyst Associate (Prüfung PL-300) belegt Power-BI-Kenntnisse: Daten vorbereiten, modellieren, visualisieren und verwalten. Die Prüfung dauert 100 Minuten und ist kostenpflichtig; der Preis hängt vom Land ab. Sie wird unter anderem auf Deutsch und Englisch angeboten. Die Zertifizierung wird jährlich mit einem kostenlosen Online-Assessment verlängert.
Video. Microsofts offizieller Power-BI-YouTube-Kanal bietet Einführungen und Tutorials.
Tipp: Üben Sie mit dem kostenlosen Desktop an eigenen Excel-Daten, bevor Sie Lizenzen kaufen. Wer ein Datenmodell und einige DAX-Measures bauen kann, ist schon weit.

Power BI Schritt für Schritt einführen

Festlegen, was gemessen wird. Wählen Sie 3–5 Kennzahlen, die Entscheidungen steuern, etwa Deckungsbeitrag, Umsatz pro Kunde und Cashflow.
Power BI Desktop installieren. Laden Sie die kostenlose App aus dem Microsoft Store und erstellen Sie einen ersten Bericht mit eigenen Daten.
Daten mit Power Query laden und bereinigen. Verbinden Sie Excel, Buchhaltung, CRM oder eine Datenbank. Korrigieren Sie Spaltentypen und entfernen Sie Dubletten schon hier.
Datenmodell und Measures aufbauen. Trennen Sie Bewegungsdaten (Umsatzzeilen) von beschreibenden Tabellen (Kunden, Produkte, Datum) und berechnen Sie Kennzahlen mit DAX-Measures.
Veröffentlichen und Aktualisierung planen. Veröffentlichen Sie den Bericht in einem Team-Arbeitsbereich im Power BI Service. Lokale Quellen brauchen ein Gateway, Cloud-Quellen aktualisieren direkt.
Teilen und Berechtigungen verwalten. Kaufen Sie Pro-Lizenzen für alle, die Berichte erstellen oder ansehen, und schränken Sie die Sichtbarkeit bei Bedarf mit Sicherheit auf Zeilenebene ein.
Nutzung verfolgen. Prüfen Sie nach einem Monat, wer die Berichte nutzt und ob die Zahlen stimmen. Entfernen Sie überflüssige Seiten.

Häufige Fragen

Was kostet Power BI?

Power BI Desktop und die persönliche Nutzung sind kostenlos. Power BI Pro kostet 12,10 € und Premium Per User 20,80 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. (geprüft am 8. November 2026). Eine eigene Fabric-Kapazität beginnt bei etwa 150–250 € im Monat.

Ist Power BI kostenlos?

Teilweise. Power BI Desktop ist kostenlos, damit lassen sich Berichte auf dem eigenen Computer erstellen. Für das Teilen mit anderen im Onlinedienst braucht man eine kostenpflichtige Pro- oder Premium-Per-User-Lizenz oder eine Fabric-Kapazität.

Brauchen Betrachter eines Power-BI-Berichts eine Lizenz?

In der Regel ja: Betrachter brauchen eine Pro-Lizenz, und Inhalte eines PPU-Arbeitsbereichs sehen nur PPU-Nutzer. Ausnahme ist eine Fabric-Kapazität ab Größe F64, dort genügt Betrachtern eine kostenlose Lizenz.

Funktioniert Power BI auf dem Mac?

Power BI Desktop läuft nur unter Windows. Auf dem Mac kann man den browserbasierten Power BI Service mit eingeschränkter Bearbeitung nutzen oder Windows in einer virtuellen Maschine ausführen.

Was ist der Unterschied zwischen Power BI Pro und Premium Per User?

Pro reicht zum Veröffentlichen und Teilen von Berichten. Premium Per User bietet größere Datenmodelle, häufigere geplante Aktualisierungen und erweiterte Funktionen wie paginierte Berichte und Bereitstellungspipelines. PPU kostet 20,80 € pro Nutzer und Monat.

Power BI oder Looker Studio – was soll ich wählen?

Looker Studio ist kostenlos und der schnellste Weg, Google-Daten wie GA4 und Google Ads auszuwerten. Power BI ist besser, wenn Daten aus vielen Systemen kombiniert werden oder anspruchsvolle Berechnungen und Finanzberichte nötig sind. Der Vergleichsartikel von Innohub erklärt Unterschiede und Preise.

Wie kann ich Power BI kostenlos lernen?

Microsoft Learn bietet kostenlose Power-BI-Lernpfade, und mit dem kostenlosen Power BI Desktop kann man an eigenen Daten üben. Die Prüfung für die PL-300-Zertifizierung ist kostenpflichtig, das Vorbereitungsmaterial aber kostenlos.

Website ↗

Was ist Microsoft Power BI?

Power BI ist Microsofts Business-Intelligence-Tool. Berichte entstehen in der kostenlosen App Power BI Desktop und werden im Power BI Service mit dem Team geteilt, wofür meist eine Pro-Lizenz nötig ist. Power Query lädt und bereinigt die Daten, die Formelsprache DAX berechnet die Kennzahlen, und Visualisierungen machen daraus ein Dashboard. Power BI gehört zur Plattform Microsoft Fabric und passt am besten in eine Microsoft-365-Umgebung.

Wie kann ein Unternehmen es im Alltag nutzen?

Konkrete Anwendungsfälle für Unternehmer und Wissensarbeiter:

Monatlicher Finanzbericht

Ist gegen Plan direkt aus Buchhaltungs- oder Excel-Daten, der Bericht aktualisiert sich automatisch.

Vertriebscontrolling

Umsatz nach Kunde, Produkt und Verkäufer aus CRM- oder Rechnungsdaten.

Lager und Lieferungen

Lagerbestände, Lieferzeiten und Schwund in einer Ansicht.

Marketing-Reporting

Kennzahlen von Website und Werbekanälen in einem Bericht.

Excel-Auswertungen automatisieren

Manuell erstellte Excel-Auswertungen durch einen zeitgesteuert aktualisierten Bericht ersetzen.