Politica de confidențialitate

În vigoare de la 2026-07-05. Prezenta politică de confidențialitate descrie modul în care InnoVisual Oy prelucrează datele cu caracter personal în Innohub și în serviciile conexe. Dacă ceva nu este clar, contactați-ne: tietosuoja@innohub.fi. Această versiune în limba română este elaborată pentru facilitarea înțelegerii; în caz de neconcordanță, versiunea în limba finlandeză prevalează.

1. Operatorul de date și datele de contact

InnoVisual Oy, număr de înregistrare (Y-tunnus) 3526875-2, Välikatu 6, 62900 Alajärvi, Finlanda. Punct de contact pentru întrebări privind protecția datelor: tietosuoja@innohub.fi.

2. Serviciile acoperite de prezenta politică

Prezenta politică de confidențialitate se aplică site-ului Innohub.fi și întregului pachet de servicii Innohub: InnoRenki, InnoNPS, InnoDIA, InnoCRM, magazinul online Innohub, calculatoare și alte instrumente, buletine informative, formulare de contact, widget-uri de chat, precum și eventualele funcții de autentificare, SSO și plată.

În anumite servicii B2B, InnoVisual acționează ca persoană împuternicită de operator pentru datele cu caracter personal în numele clientului. În acest caz, este necesar un acord separat de prelucrare a datelor sau o anexă contractuală corespunzătoare cu clientul, iar clientul este singurul responsabil pentru informarea propriilor utilizatori și clienți, în calitate de operator de date.

3. Ce date prelucrăm

• Date de cont și de contact: nume, adresă de e-mail, companie, funcție, număr de telefon, date de facturare și mesaje legate de serviciu.
• Date de autentificare și SSO: identificatorul utilizatorului, starea confirmării e-mailului, metoda de autentificare și jurnalele necesare din motive de securitate. Nu primim parola contului dumneavoastră Google sau Microsoft.
• Date privind relația cu clientul și contractul: comandă, versiuni ale contractului, aprobări, drepturi de acces, facturare, starea plății, solicitări de suport și mesaje ale serviciului pentru clienți.
• Conținutul serviciului: de exemplu conversații InnoRenki, răspunsuri InnoNPS, date InnoDIA și InnoCRM, răspunsuri la formulare, date introduse în instrumente și conținut creat de client.
• Date de plată: plățile sunt procesate printr-un furnizor de servicii de plată. Nu stocăm numărul complet al cardului; primim starea plății, identificatorii comenzii și datele necesare pentru contabilitate.
• Date tehnice și cookie-uri: adresă IP, browser, dispozitiv, marcaje temporale, jurnale, opțiuni privind cookie-urile, date privind utilizarea site-ului, precum și date necesare pentru prevenirea abuzurilor și securitatea informațiilor.
• Date de marketing: abonarea la buletinul informativ, consimțăminte, sursa campaniei, precum și deschideri și clicuri, atunci când o astfel de urmărire este activată și legală.

4. În ce scopuri și pe ce bază utilizăm datele

• Executarea contractului: crearea contului, autentificarea, utilizarea serviciului, comenzi, plăți, asistență pentru clienți și furnizarea serviciului.
• Obligații legale: contabilitate, impozitare, cerințe obligatorii ale autorităților și exercitarea drepturilor persoanei vizate.
• Interes legitim: securitatea serviciului, prevenirea abuzurilor, dezvoltarea serviciului, menținerea relațiilor B2B cu clienții, analiză rezonabilă și supraveghere tehnică.
• Consimțământ: cookie-uri neesențiale, buletine informative și alt marketing electronic direct, atunci când este necesar consimțământul.
• Instrucțiune documentată a clientului: atunci când acționăm ca persoană împuternicită în numele clientului, prelucrăm datele utilizatorilor finali ai clientului în conformitate cu serviciul și contractul convenite cu clientul.

5. Funcții de IA și transparență

Funcțiile de inteligență artificială (IA) ale Innohub pot genera răspunsuri, sugestii, rezumate și analize, de exemplu în chat, în serviciul pentru clienți, în procesarea potențialilor clienți, în feedback-ul NPS, în activitatea CRM sau în procesarea documentelor. Atunci când un utilizator interacționează cu IA, serviciul urmărește să indice clar că este vorba despre o funcție asistată de IA.

Conținutul clientului nu este utilizat pentru antrenarea modelelor generale de IA fără un acord sau consimțământ separat. Răspunsurile IA pot fi incomplete sau inexacte și nu ar trebui considerate consultanță juridică, medicală, financiară sau de altă natură specializată fără verificare umană.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care produc efecte juridice asupra persoanei vizate sau o afectează în mod similar semnificativ. O eventuală clasificare, evaluare sau recomandare servește drept sprijin în procesul decizional, nu ca decizie automatizată finală.

6. Locația datelor și persoanele împuternicite

Datele principale ale Innohub sunt stocate pe serverul propriu al InnoVisual Oy din Helsinki, Finlanda (UpCloud Oy). Prelucrarea prin IA este limitată, pe cât posibil, la zona UE (multiregiunea UE a Google Cloud) a Google Cloud Vertex AI, iar recunoașterea vocală, în măsura în care este utilizată, la regiunea Google Cloud din Țările de Jos (europe-west4). Unele servicii de sprijin, precum plățile, SSO, e-mailul și gestionarea consimțămintelor, pot necesita prelucrarea datelor în afara UE/SEE, pe baza condițiilor contractuale ale furnizorului, a acordurilor de prelucrare a datelor, a clauzelor contractuale standard sau a altor mecanisme legale de transfer.

Pentru furnizarea serviciului, utilizăm următoarele persoane împuternicite numite și furnizori tehnici de servicii, în măsura în care funcția respectivă este utilizată:

Furnizor	Rol	Locație tipică / observație
UpCloud Oy	Furnizor tehnic de infrastructură pentru aplicații și baze de date	Helsinki, Finlanda
Domainhotelli / Planeetta Internet Oy	Mediu WordPress, servicii de domeniu, DNS, e-mail sau întreținere, în măsura în care sunt utilizate	Finlanda / UE, conform condițiilor furnizorului
Google Cloud / Vertex AI	Procesarea cererilor de IA, a embeddingurilor, a căutării și a serviciilor de modele	UE (multiregiunea UE a Google Cloud; recunoaștere vocală Țările de Jos, europe-west4)
Stripe Payments Europe, Ltd.	Plăți, comenzi, date de facturare și de prevenire a fraudei	UE, precum și persoanele împuternicite și mecanismele de transfer ale Stripe
Usercentrics A/S / Cookiebot by Usercentrics	Gestionarea cookie-urilor și a consimțămintelor	UE/SEE, precum și persoanele împuternicite ale furnizorului
Google Ireland Limited	Google SSO și eventualele funcții Search Console / Site Kit	UE, precum și transferuri conform condițiilor Google
Microsoft Ireland Operations Limited	Microsoft SSO, atunci când este utilizat	UE, precum și transferuri conform condițiilor Microsoft
Burst Statistics sau Matomo	Statistici privind utilizarea site-ului, atunci când sunt utilizate	În principal în mediul propriu al Innohub

Nu vindem date cu caracter personal către terți și nu le divulgăm în scopuri de marketing.

7. Perioada de păstrare a datelor

• Contul clientului și conținutul serviciului: se păstrează pe durata relației cu clientul și o perioadă rezonabilă ulterior, cu excepția cazului în care se solicită ștergerea sau o păstrare mai îndelungată este necesară din motive legale, contractuale, litigioase sau de securitate.
• Documente de facturare și contabile: se păstrează în conformitate cu legea finlandeză privind contabilitatea și legislația fiscală, de regulă 6–10 ani, în funcție de tipul documentului.
• Jurnale tehnice: se păstrează de obicei o perioadă scurtă din motive de securitate, rezolvare a erorilor și prevenire a abuzurilor, cu excepția cazului în care un caz individual necesită o investigație mai îndelungată.
• Jurnalul consimțămintelor și contractului: se păstrează atât timp cât este necesar pentru a dovedi consimțămintele, versiunea contractului și temeiul juridic.
• Date de marketing: se păstrează atât timp cât abonamentul, consimțământul sau comunicarea bazată pe relația cu clientul rămân valabile, după care datele sunt șterse sau dezactivate.

8. Drepturile persoanei vizate

Puteți solicita accesul la datele dumneavoastră, rectificarea datelor incorecte, ștergerea datelor, restricționarea prelucrării, vă puteți opune prelucrării, puteți retrage consimțământul și puteți solicita portabilitatea datelor, în măsura în care dreptul respectiv este aplicabil. Solicitările sunt tratate în principal prin e-mail, la adresa tietosuoja@innohub.fi. Dacă serviciul dispune de un mediu propriu de gestionare a profilului sau contului, îl puteți utiliza și pe acesta, însă o solicitare prin e-mail este întotdeauna posibilă.

Atunci când prelucrăm date ca persoană împuternicită în numele clientului nostru, direcționăm solicitarea, dacă este necesar, către clientul respectiv sau asistăm clientul în îndeplinirea acesteia în conformitate cu contractul. Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea finlandeză pentru protecția datelor: tietosuoja.fi. În calitate de persoană vizată din România sau dintr-un alt stat membru al UE, vă puteți adresa și autorității de supraveghere competente pentru locul dumneavoastră de reședință obișnuită (în România: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal).

9. Securitatea datelor și incidente

Protejăm serviciul prin măsuri tehnice și organizatorice, precum criptarea TLS, drepturi de acces bazate pe roluri, jurnalizare, copii de rezervă și autentificare consolidată pentru utilizatorii administrativi. Accesul la datele cu caracter personal este limitat în funcție de sarcină și de necesitate.

Dacă identificăm o încălcare a securității datelor cu caracter personal, evaluăm riscul și informăm operatorul, persoanele vizate și autoritățile conform cerințelor GDPR. Atunci când acționăm ca persoană împuternicită, obiectivul nostru este să informăm clientul fără întârzieri nejustificate și cel târziu în termenul convenit în acordul de prelucrare a datelor.

10. Modificări

Actualizăm prezenta politică atunci când serviciile, furnizorii, temeiul juridic sau legislația se modifică. Modificările semnificative sunt comunicate prin intermediul serviciului sau prin e-mail, atunci când este necesar în mod rezonabil. Data este indicată la începutul politicii.