Consiliul de administrație și IA: lecții din Aura Boards, instrumente strategice și compararea agenților pentru IMM-uri

În multe IMM-uri, consiliul de administrație se reunește de câteva ori pe an, trece în revistă cifrele trimestrului precedent și aprobă bugetul. Potrivit lui Ville Tolvanen, aceasta este o rămășiță a erei analogice. În episodul 411 al podcastului Neuvottelija al lui Sami Miettinen, Tolvanen prezintă abordarea Aura Boards: munca consiliului trece de la raportarea trecutului la construirea viitorului, iar inteligența artificială este prezentă în fiecare etapă. Juho Jokinen și Sami Miettinen pun ideea la încercare și întreabă ce se schimbă cu adevărat și pe baza căror dovezi. În acest articol extragem din episod instrumentele potrivite pentru orice consiliu al unui IMM, le completăm cu modele strategice cunoscute și arătăm cum poate fi folosită IA în munca consiliului încă de azi, fără un serviciu dedicat.

Ce s-a discutat în episod

Potrivit descrierii episodului, rolul tipic al unui consiliu de administrație finlandez este să privească cifrele trecute și să schimbe directorul general dacă rezultatele nu se îmbunătățesc. Tolvanen propune în schimb o împărțire a rolurilor: acționarul creează oportunitățile, consiliul construiește ziua de mâine, iar conducerea livrează rezultatul. Obiectivul său este ca aproximativ 80 la sută din timpul consiliului să fie dedicat viitorului.

Titlurile capitolelor arată unde se concentrează discuția. Apar ideea că un loc în consiliu nu este o recompensă onorifică, schimbarea de cultură și principiul „we over me”, Board as a Service, o cameră de situație construită cu IA pe baza ultimelor trei situații financiare anuale și întrebarea care IA este cea mai bună. Se vorbește, de asemenea, despre strategia de o mie de zile și planul anual, despre date comune în locul filtrului directorului general, despre un agent IA în canalul de discuții al consiliului, despre memoria organizațională, despre președinte ca dirijor, despre securitatea informațiilor și secretele comerciale și despre motivul pentru care consiliul ar fi „ieftin ca săpunul”. Printre exemple sunt menționate proiectul de sistem de gestiune integrată al Fredman Group și zilele de strategie în Alpi.

O precizare despre context: Jokinen lucrează cu Tolvanen de 19 ani, iar, potrivit site-ului podcastului, gazda Miettinen face parte din consiliul de administrație al Fredman Group. Nu a fost publicată nicio transcriere a episodului, așa că acest articol se bazează pe descrierea episodului, pe titlurile capitolelor și pe textele publice ale lui Tolvanen. Nu cităm direct conversația.

Aura Boards pe scurt

Potrivit blogului lui Tolvanen, Aura Boards se adresează companiilor în creștere, în special firmelor deținute de antreprenori sau de familii. El îl descrie pe patru niveluri: o metodă (leadership sistemic), o soluție (un „sistem de operare al succesului”), o comunitate și instrumente. Ca instrumente menționează o aplicație IA care sprijină procesul consiliului și o cameră de situație virtuală ce reunește fluxurile de strategie, finanțe, piață, IA și experiență. Principiul este „mașina calculează, omul decide”.

Cele cinci documente de planificare sunt strategia acționarului, planul de o mie de zile, planul anual, bugetul cu prognoze, abateri și scenarii, precum și planul anual propriu al consiliului. Ca ritm, Tolvanen propune un calendar anual în care consiliul se reunește de cel puțin șase ori pe an. În opinia sa, „doctrina este gratuită, implementarea costă”: gândirea este publicată deschis, iar comunitatea este cu plată. Despre beneficii există deocamdată mai ales descrierile autorului metodei, iar noi nu am găsit cercetări independente. De aceea merită adoptate ideile care funcționează în propria companie fără un angajament mare.

Instrumente pe care orice consiliu ar trebui să le adopte

Din episod și din textele publice ale lui Tolvanen se desprind șase instrumente potrivite și pentru consiliul unei firme mici:

• Strategia acționarului. Ce vor acționarii de la companie peste cinci ani: creștere, dividende, o vânzare sau un transfer între generații? Fără acest răspuns, consiliul ghicește.
• Planul de o mie de zile. Un orizont de aproximativ trei ani este suficient de lung pentru schimbări de direcție și suficient de scurt pentru a rămâne concret.
• Planul anual și bugetul. În cuvintele lui Tolvanen, o strategie fără plan anual este o foaie goală. Alături de buget trebuie să existe prognoza, abaterile și scenariile.
• Calendarul anual al consiliului. Teme stabilite din timp pentru fiecare ședință: strategie, riscuri, finanțare, personal, clienți și planul anului următor.
• Câțiva indicatori-cheie. Indicatori care spun ceva despre viitor, nu doar despre trecut, precum portofoliul de comenzi, pipeline-ul de vânzări și autonomia lichidităților.
• O țintă pentru folosirea timpului. Măsurați ce parte din timpul ședințelor este dedicată viitorului. Dacă este sub jumătate, merită schimbată ordinea de zi.

Rolul președintelui. Un capitol al episodului îl tratează pe președinte ca dirijor. Ghidul de început al lui Tolvanen conține un model de o sută de zile pentru un președinte nou. Într-o firmă mică, asta înseamnă în practică faptul că președintele răspunde de prioritățile ordinii de zi, se asigură că materialele sosesc la timp și are grijă ca fiecare membru să aducă în discuție propria perspectivă. Un președinte bun nu este cel care vorbește cel mai mult, ci cel care îi face pe ceilalți să gândească.

Membrul extern. Potrivit episodului, consiliul este „ieftin ca săpunul” în comparație cu valoarea pe care o poate aduce un consiliu competent. Multe firme de familie funcționează cu un consiliu format doar din acționari. Chiar și un singur membru extern cu experiență în creștere, finanțare sau vânzări poate schimba calitatea discuției. Înainte de recrutare, merită notat ce competențe îi lipsesc consiliului în raport cu planul de o mie de zile.

Utile de asemenea: modele strategice cunoscute

Modelele următoare nu provin de pe lista lui Tolvanen, ci sunt instrumente de lucru strategic folosite pe scară largă, care se potrivesc bine pentru a fi lucrate împreună cu IA:

• SWOT: puncte tari, puncte slabe, oportunități și amenințări pe o singură pagină.
• PESTEL: factori politici, economici, sociali, tehnologici, de mediu și legali.
• Modelul celor cinci forțe al lui Porter: intensitatea concurenței, puterea de negociere a clienților și furnizorilor, produsele substitut și noii intrați pe piață.
• Lucrul cu scenarii: trei sau patru viitoruri plauzibile și efectul lor asupra lichidităților.
• Pre-mortem: se presupune că, peste un an, proiectul nu și-a atins obiectivele, iar cauzele se notează dinainte.
• OKR: obiective și rezultate-cheie măsurabile, trimestru cu trimestru.
• Business Model Canvas: cele nouă componente ale modelului de afaceri pe o singură planșă.
• Harta Wardley: componentele lanțului valoric ordonate după gradul lor de maturitate.
• Avocatul diavolului sau red team: cineva primește sarcina de a căuta punctele cele mai slabe ale planului.

IA în munca consiliului încă de acum, fără Aura Boards

Majoritatea ideilor din episod pot fi puse în practică cu asistenți IA generali, o foaie de calcul și practici bune de ședință.

Propria cameră de situație. Adunați într-un singur document indicatorii din ultimele trei situații financiare anuale, bugetul anului în curs și strategia. Cereți unui asistent IA să calculeze tendințele, autonomia lichidităților și abaterile și să enumere trei întrebări pe care consiliul ar trebui să le pună. Verificați personal fiecare cifră.

Pregătirea ședințelor. Cereți un rezumat al anexelor ordinii de zi, al deciziilor deschise și al contradicțiilor cu deciziile anterioare. Pregătirea se scurtează, iar în ședință rămâne timp pentru viitor.

Minute pe loc. În exemplul din episod, după fiecare sesiune a zilelor de strategie se dicta o notă, iar IA aduna deciziile zilei. Același lucru funcționează oriunde: deciziile, responsabilii și termenele se consemnează în aceeași zi, iar procesul-verbal oficial este verificat de un om.

Memoria organizațională. Când procesele-verbale, strategiile și deciziile anterioare sunt într-un singur loc, IA poate fi întrebată ce s-a decis anterior într-o chestiune. Capitolele episodului amintesc și de limitele contextului IA: nu merită introdus totul deodată.

O prognoză pentru fiecare companie. Spre finalul episodului se vorbește despre o prognoză și despre competențele unui director financiar pentru fiecare companie. O firmă mică nu are propriul director financiar, dar cu ajutorul unui asistent IA se poate construi o prognoză simplă glisantă: lunile realizate, vânzările și costurile așteptate și evoluția lichidităților pentru următoarele douăsprezece luni. Astfel consiliul vede la timp când va fi nevoie de finanțare, nu abia după închiderea situațiilor financiare anuale. Merită implicată firma de contabilitate sau contabilul pentru a verifica dacă cifrele corespund cu evidența contabilă.

Compararea agenților: aceeași întrebare pentru mai multe IA

Una dintre cele mai interesante idei ale episodului este întrebarea care IA este cea mai bună. Potrivit site-ului podcastului, fiecare membru al consiliului își aduce propria IA, iar modelele sunt puse față în față. Ideea se potrivește oricărui consiliu:

• Dați aceeași întrebare strategică și același material la două sau trei modele diferite.
• Cereți fiecăruia să își argumenteze recomandarea și să numească cea mai mare incertitudine.
• Comparați răspunsurile: unde sunt de acord, unde diferă și de ce.
• Dați unui model un rol: director financiar, client, concurent sau finanțator.

În practică, comparația se face de preferință înainte de ședință. Președintele sau directorul general pregătește întrebarea, de exemplu „merită să deschidem un al doilea punct de lucru anul viitor?”, și atașează același material de context pentru fiecare model. Răspunsurile sunt adunate într-un singur tabel, iar în ședință se discută doar diferențele. Astfel discuția se concentrează pe esențial, nu pe masa de text produsă de IA.

Comparația nu oferă răspunsul corect, dar scoate la iveală unghiurile moarte și ipotezele care altfel ar trece neobservate. Dezacordul este rezultatul cel mai util, pentru că din el se nasc cele mai bune întrebări ale consiliului. Episodul atinge și două moduri de a aduce un agent în canalul de discuții al consiliului: un agent autonom sau un geamăn digital.

Riscuri și răspundere

IA nu schimbă răspunderea consiliului. Potrivit legii finlandeze a societăților pe acțiuni, conducerea societății trebuie să acționeze cu diligență și să promoveze interesul societății (legea finlandeză a societăților pe acțiuni (Osakeyhtiölaki), capitolul 1, secțiunea 8). Consiliul de administrație se ocupă de administrarea societății și de organizarea corespunzătoare a activității acesteia și răspunde de organizarea adecvată a controlului contabilității și al gestiunii financiare (legea finlandeză a societăților pe acțiuni (Osakeyhtiölaki), capitolul 6, secțiunea 2). Decizia o ia, așadar, întotdeauna consiliul, nu mașina.

• Confidențialitate. Episodul atinge securitatea informațiilor și secretele comerciale și, potrivit site-ului podcastului, Tolvanen consideră îngrijorarea în parte exagerată, deoarece o mare parte din informațiile despre companii sunt publice. Totuși, materialele consiliului conțin adesea informații care nu sunt publice, precum achiziții de firme, prețuri și chestiuni de personal. Folosiți un cont de firmă ale cărui condiții exclud utilizarea materialelor pentru antrenarea modelului.
• Protecția datelor. Dacă materialul conține date cu caracter personal, este nevoie de un temei juridic, de un acord de prelucrare a datelor cu furnizorul și de o securitate adecvată, conform GDPR.
• Alfabetizarea în domeniul IA. Articolul 4 din Regulamentul UE privind inteligența artificială cere ca persoanele care folosesc IA să aibă un nivel suficient de alfabetizare în domeniul IA. Acest lucru este valabil și pentru consiliu.
• Erori. Modelele lingvistice pot calcula greșit și pot inventa surse. Fiecare cifră care stă la baza unei decizii se verifică la sursa originală.

Reguli ale jocului și model de pornire pentru consiliul unui IMM

Stabiliți următoarele aspecte într-o ședință și consemnați-le în procesul-verbal:

1. Ce instrumente IA folosește consiliul și cu ce conturi.
2. Ce materiale pot fi introduse și ce materiale niciodată.
3. Cine verifică cifrele înainte ca acestea să ajungă în decizii.
4. Cum se menționează utilizarea IA în propunerile către consiliu.

Un model de pornire pentru următoarele patru ședințe: în prima se construiește camera de situație pe baza a trei situații financiare anuale, în a doua se formulează strategia acționarului, în a treia se elaborează planul de o mie de zile și compararea agenților, iar în a patra se aprobă planul anual și calendarul anual.

Prompturi gata de folosit imediat:

• „Iată indicatorii-cheie ai companiei din ultimii trei ani. Calculează evoluția cifrei de afaceri, a marjei și a lichidităților, evidențiază cele trei tendințe cele mai îngrijorătoare și propune trei întrebări pentru consiliu.”
• „Acționează ca un director financiar exigent. Care ipoteze din acest buget sunt cel mai slab argumentate și ce se întâmplă cu lichiditățile dacă vânzările rămân cu 20 la sută sub obiectiv?”
• „Fă un pre-mortem al acestei strategii: să presupunem că peste un an obiectivele nu au fost atinse. Enumeră cauzele cele mai probabile și semnalele timpurii.”
• „Întocmește o analiză SWOT și una PESTEL pentru acest sector și marchează care puncte sunt ipoteze și care se bazează pe materialul furnizat.”
• „Scrie din această dictare o notă: decizii, responsabili, termene și întrebări deschise.”

Urmăriți episodul

Întreaga conversație poate fi urmărită mai jos. Informațiile și capitolele episodului se găsesc și pe pagina episodului de pe Innohub.

▶

Neuvottelija 411: Aura Boards, Ville Tolvanen și Juho Jokinen (Sami Miettinen, YouTube).

Citește și

• Datele a 8,8 milioane de persoane, extrase din registrul danez: parola ar fi fost 123456
• Brand românesc: povestea ColorEscu, 3 milioane de lei
• Îngrijire informală: o școală de leadership

Surse

• Neuvottelija 411: Aura Boards | Ville Tolvanen, Juho Jokinen (YouTube)
• Innohub: pagina episodului și titlurile capitolelor
• Neuvottelija.com: descrierea episodului
• Ville Tolvanen: Mikä on Aura Boards?
• Ville Tolvanen: Aura Boards, aloita tästä
• Regulamentul UE privind inteligența artificială, articolul 4: alfabetizarea în domeniul IA
• Regulamentul general privind protecția datelor (UE) 2016/679
• Legea finlandeză a societăților pe acțiuni (Osakeyhtiölaki), capitolul 1, secțiunea 8
• Legea finlandeză a societăților pe acțiuni (Osakeyhtiölaki), capitolul 6, secțiunea 2